בחירת מערכת מידע לעסק קטן או בינוני היא החלטה קריטית ומשמעותית ליכולות של העסק לשרוד ולצמוח. כל החלטה לא נכונה עלולה לגרום לעסק נזקים בלתי הפיכים אשר ישפיעו על תפקודו לאורך זמן רב.
יישום והטמעה של מערכת מידע בארגון הוא פרויקט המשלב מהלכים ארגוניים טכנולוגיים ולכן חובה עלינו להסתייע בפרויקט זה באנשי מקצוע אשר התמחותם היא אפיון, יישום והטמעה של מערכות מידע ארגוניות.
עסקים קטנים ובינוניים עומדים יום יום מול אתגרי הישרדות משמעותיים, בעיקר בימים אלה – כאשר חוסר הוודאות והאופק העסקי לא ברור עד לא ידוע.
מצד אחד עסקים אלה אינם משופעים במשאבים אנושיים ותקציביים, ומצד שני הם מחוייבים בפתרונות טכנולוגיים זמינים, יעילים וקומפקטיים – על מנת שתתאפשר להם הישרדות בטווח המיידי וצמיחה עסקית בהמשך.
לאור האמור לעיל, חובה על מקבלי ההחלטות בעסק הקטן והבינוני לנקוט משנה זהירות בבואם לטפל בתחום מערכות המידע בארגון שלהם.
כל החלטה, כל צעד עלול לגרום לנזק בלתי הפיך ולפגיעה אנושה בתפקוד העסק.
“הכי קל” לקבל החלטה לרכישת תוכנה או שרת או כל מוצר אחר. לכאורה הכל מתאים. מה כבר כל כך מורכב?
ובכן התשובה היא: זה לא מסובך אך זה מורכב.
עצם העובדה שנתכנן ונבדוק מראש לא מאריכה ולא מייקרת את התהליך. נהפוך הוא: התייעצות עם גורמים מקצועיים שליבת עיסוקם הוא ליווי עסקים קטנים ובינוניים בבחירת, יישום והטמעת מערכות מידע – תתרום בסופו של תהליך לייעול העבודה, להוזלת עלויות, להתאמה מיטבית של הצרכים לפתרונות ולהבטחת הרציפות התפקודית של העסק לקראת צמיחה עסקית עתידית!
תהליך יישום והטמעה של מערכות מידע בעסק הקטן והבינוני:
תהליך יישום והטמעה של מערכת מידע בעסק הקטן והבינוני מחוייבת בשלבים ההכרחיים הבאים:
1. אפיון צורכי העסק בהתאמה ליעדיו ומטרותיו, אילוציו הארגוניים והעסקיים, מגבלות תקציב וכוח אדם.
2. ניסוח מסמך בו מפורטים צורכי העסק (“מסמך דרישות הלקוח“), בשפה ברורה קודם כל ללקוח (ולכל הגורמים המעורבים) ובנוסף גם לספקים אשר עתידים להגיש את הצעותיהם לאספקת המערכת.
בשלב זה, תבוצע הערכה תקציבית להיקפי הפרויקט אשר יכללו את עלויות המערכת, החומרה, שעות עבודה להדרכות, יישום והטמעה רב שנתית, ולא פחות חשוב – תשומות נדרשות מעובדי ומנהלי העסק.
3. פרסום מסמך לקבלת הצעות מחיר מספקים (RFP), בו משולב מסמך דרישות הלקוח בנוסף לאופן היישום הנדרש, ציפיות מהספק, פונקציונאליות נדרשת, תהליכי עבודה, לוחות זמנים.
4. בחינת הצעות ספקים, ניתוחן ובחירת המערכת והספק.
5. חתימת חוזה.
6. ביצוע התאמות נדרשות תוך כוונה לצמצום מירבי בהיקפי השינויים המבוצעים.
7. ביצוע מבחני קבלה על ידי הלקוח ואישור המערכת.
8. ביצוע הדרכות לכל הגורמים המעורבים.
9. עלייה לאוויר עם המערכת החדשה והטמעתה בארגון.
10. כל השלבים שלעיל יבוצעו בשיתוף פעולה מלא של ההנהלה והעובדים, תוך גיבוש הסכמות ארגוניות ויצירת אווירה של אירוע מחייב אשר מטרתו שיפור וייעול של כל רבדי הארגון.
אחד התפקידים העיקריים של מערכת המידע ארגון הינו לשרת, לתמוך ולסייע לארגון לעמוד ביעדיו העסקיים.
הארגון מבקש כי המערכת העתידית, מלבד יכולותיה בתמיכת וניהול תהליכים תפעוליים, תאפשר ניתוח המידע המתקבל בפורמטים ברורים, מובנים ותמציתיים – אשר ישרתו את הדרג התפעולי והניהולי בארגון לקבלת החלטות מושכלות כל אחד ע"פ תחום אחריותו בשדרת הניהול.
מערכת לניהול מידע ניהולי שואבת ומנתחת מידע ונתונים מכלל יישומי הארגון ומעבדת אותם לכלל מידע תומך החלטות ניהוליות באמצעות אלמנטים ויזואליים המנתחים מגמות ותופעות אשר מצביעות על חריגות, התקדמות, עמידה ביעדים מדידים - והכל תוך שליטה בכל זמן נתון אחר אירועים המתרחשים בזמן אמת.
מדובר בכלי מחשובי חזק, הדרוש לכל מנהל בכל רמה - החל מרמת מנהל תהליך, מנהל בדרג ביניים, חבר הנהלה, מנכ"ל ודירקטוריון.
היתרון בכלי זה הוא מהירות היישום ופשטות התפעול הנגישה לכל מנהל.
אנו לרשותכם בכל שאלה והבהרה - ללא כל התחייבות!
מאמרים נוספים
